۶سؤال برای اینکه بفهمید کارمندان شما واقعاً در چه وضعیتی هستند
به نقل از هاروارد بیزینس ریویو، سلامت روانی و رفاه کارکنان تحت فشار جدی قرار گرفته است. طبق گزارش گالوپ، حدود ۶۰ درصد از کارکنان اعلام کرده‌اند که درگیر مشکلاتی در زمینه انگیزه و تعهد کاری هستند و از هر پنج نفر، یک نفر احساس تنهایی می‌کند. این مسئله کوچکی برای مدیران نیست؛ زیرا کارکنانی که در شرایط مطلوب نیستند، بهره‌وری کمتری دارند، تعهدشان کمتر است و احتمالاً تأثیر منفی بیشتری بر عملکرد کلی شرکت خواهند گذاشت.
به همین دلیل، آگاهی از وضعیت تیم و آمادگی برای مقابله با مشکلات احتمالی بسیار مهم است. این امر نیازمند تعهد به ایجاد اعتماد و حفظ ارتباطات باز است. به گفته اما سپلا، عضو هیئت علمی دانشکده مدیریت دانشگاه ییل و نویسنده:
«مطمئن شوید که کارکنانتان در ارتباط با شما احساس راحتی و امنیت می‌کنند. اگر آنها احساس نکنند که می‌توانند به شما اعتماد کنند یا اینکه شما به آنها اهمیت می‌دهید، از صحبت کردن با شما خودداری خواهند کرد.»
حتی با وجود ارتباط قوی، درک واقعی احساسات همکاران درباره نقش‌ها، کار و روابطشان می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، به‌ویژه برای کارکنان دورکار. به گفته استیون روگلبرگ، استاد دانشگاه کارولینای شمالی شارلوت:
«آنچه در دوران همه‌گیری از دست دادیم، احساس ارتباط و دیده شدن توسط کسانی بود که برای موفقیت و حرفه ما اهمیت داشتند. ما از گفت‌وگوهای معنادار محروم شدیم.»
برای اطمینان از هماهنگی با تیم خود، در اینجا شش سوال پیشنهاد شده توسط کارشناسان آورده شده است که به شما کمک می‌کند از تعاملات سطحی فراتر بروید.
- امروز چطور احساس می‌کنی؟ از مقیاس ۱ تا ۱۰ چطور رتبه‌بندی می‌کنی؟
مشکل سوالات کلیشه‌ای مانند «حالت چطور است؟» این است که اغلب به پاسخ‌های سطحی مانند «خوب» یا «عادی» ختم می‌شود. اما درخواست از اعضای تیم برای ارزیابی وضعیت فعلی خود بر اساس مقیاس عددی، نوعی خودارزیابی دقیق‌تر را دعوت می‌کند. این موضوع به‌ویژه برای کارکنان دورکار که ممکن است احساس انزوا و ارتباط کمتر داشته باشند، اهمیت دارد. برای مثال، اگر کسی خود را با رتبه چهار ارزیابی کند، سوال بعدی «چه عواملی به این امتیاز کمک کرده‌اند؟» می‌تواند به درک عمیق‌تر و تفکر منجر شود.
«شاید کسی درگیر یک پروژه سخت است یا مشکلاتی در خانه دارد»، او می‌گوید. «پرسیدن سوالات پی‌در‌پی می‌تواند به شما کمک کند چیزهایی را یاد بگیرید که ممکن است در غیر این صورت از آنها باخبر نشوید.»
اما یک نکته مهم: پیش از آغاز این گفت‌وگو، باید لحن نگرانی و همدلی واقعی را برقرار کنید. چشم در چشم نگاه کنید، از صدای گرم استفاده کنید و نشان دهید که شما در آنجا هستید. «به آنها بگویید این گفت‌وگو برای آنهاست و شما به‌عنوان یک انسان اول و سپس به‌عنوان کارمند به آنها اهمیت می‌دهید.»
- چیزی خارج از کار که الان به آن علاقه داری چیست؟
این سوال ممکن است به‌طور مستقیم احساس همکارانتان نسبت به شغلشان را نشان ندهد، اما به شما کمک می‌کند که روابط شخصی ایجاد کنید و علایق مشترک و تفاوت‌ها را کشف کنید. «شناخت اعضای تیم به‌عنوان افرادی با زندگی‌هایی خارج از محیط کار زمان و اعتماد می‌خواهد»، روگلبرگ می‌گوید. «اما ساختن این بنیان ارزشمند است چون باعث می‌شود در آینده راحت‌تر بتوانند در مورد نگرانی‌ها صحبت کنند.»
در محدوده راحتی همکارانتان بمانید؛ اگر کسی تمایلی به اشتراک‌گذاری ندارد، فشار نیاورید. «به محض اینکه اعتماد آنها جلب شد، ممکن است راحت‌تر احساسات خود را ابراز کنند»، او می‌گوید.
در کنار این سوال، سپلا پیشنهاد می‌دهد که برای پیوند دادن جنبه‌های شخصی و حرفهای از سوال زیر استفاده کنید: «چه چیزی در کار شما را زنده می‌کند؟ و چه کارهایی را به‌عنوان یک سازمان انجام می‌دهیم که شما را پرانرژی می‌کند؟» هدف شما این است که نخ‌های مشترکی از آنچه آنها از آن لذت می‌برند پیدا کنید و ببینید چگونه می‌توانید از آنها برای ایجاد فرصت‌های رشد و تعامل در تیم استفاده کنید.
- آیا از کارتان معنا می‌گیرید؟
اگر نه، چه تغییراتی می‌تواند کمک کند؟ تحقیقات نشان می‌دهند که وقتی کارکنان احساس هدفمندی و رضایت از کار خود دارند، رضایت شغلی بیشتری تجربه می‌کنند و احتمالاً مدت بیشتری در سازمان خواهند ماند. برای درک این موضوع، روگلبرگ پیشنهاد می‌دهد که بیشتر درباره انگیزه‌های حرفهای همکارانتان بدانید. از آنها بپرسید: چه بخش‌هایی از شغلتان را دوست دارید؟ از چه کارهایی فراری هستید؟ آیا این نقش انتظارات شما را برآورده کرده است؟ آیا شگفتی‌های مثبت یا منفی داشته‌اید؟ این سوالات به‌ویژه برای کارکنان دورکار که ممکن است با احساس قطع ارتباط مواجه شوند، اهمیت دارد.
«موضوع فقط پرسیدن نیست؛ بلکه نشان دادن این است که شما می‌خواهید از آنها حمایت کنید و کارشان را معنادارتر کنید»، او می‌گوید:
گوش دادن فعال نقش مهمی در اینجا ایفا می‌کند، به‌گفته سپلا. کنجکاو باشید و زیاد صحبت نکنید. «وقتی صحبت می‌کنید، آنچه شخص گفته است را با کلمات خودتان تکرار کنید. به این ترتیب، آنها احساس می‌کنند که شنیده شده‌اند و شما مطمئن خواهید بود که آنچه گفته‌اند را درست درک کرده‌اید.»
- چه چیزی می‌تواند این شغل یا سازمان را در بلندمدت برای شما جذاب‌تر کند؟
درک آنچه که انگیزه و تعهد اعضای تیم شما را تحریک می‌کند، بسیار حیاتی است، به گفته روگلبرگ. «انگیزه مستقیماً بر تعامل، رضایت و ماندگاری تاثیر می‌گذارد.» کلید این است که نسبت به ایده‌های آنها باز باشید و در عین حال درباره آنچه که از دست شما خارج است یا عملی نیست، صادقانه صحبت کنید. به‌عنوان مثال، اگر کسی بخواهد به‌طور تمام‌وقت از خانه کار کند اما این امکان وجود ندارد، «باید شفاف باشید درباره آنچه که می‌توانید تغییر دهید.» از وعده‌های بزرگ و غیرواقعی پرهیز کنید؛ بلکه «سعی کنید متوجه شوید که آنها از کجا می‌آیند و با هم راه‌حل‌هایی پیدا کنید.»
به خاطر داشته باشید که ممکن است برخی بازخوردها دشوار باشد. اگر یک کارمند روش‌هایی را که کار به‌خوبی پیش نمی‌رود یا نقاط کور در رویکرد شما را مطرح کند، طبیعی است که احساس دفاعی کنید، می‌گوید سپلا. اما «از مقابله یا قطع کردن حرفهای آنها خودداری کنید.» این جلسه به‌منظور درک دیدگاه آنهاست، نه توجیه وضعیت موجود. «از این فرصت برای یادگیری استفاده کنید»، او می‌گوید و اضافه می‌کند که «اگر نمی‌توانید به همه چیز پاسخ دهید، یک جلسه پیگیری تنظیم کنید.»
- چه چیزی شما را در کار خسته می‌کند یا از شما انرژی می‌گیرد و چه کاری می‌توانم برای حمایت از شما انجام دهم؟
اعضای تیم شما ممکن است با چالش‌هایی روبه‌رو باشند که شما از آنها کاملاً مطلع نیستید: یک پروژه دشوار، دینامیک‌های پیچیده تیمی یا یک گزارش‌دهنده ضعیف. شناسایی این موانع و نگرانی‌ها می‌تواند به شما کمک کند تا حمایت مناسب را فراهم کنید، می‌گوید سپلا. هدف این است که متوجه شوید «چه چیزی می‌تواند انجام کار را برای آنها آسان‌تر کند و آیا چیزی وجود دارد که شما بتوانید برای تسهیل آن انجام دهید.»
روگلبرگ پیشنهاد می‌کند که از آنها در مورد کارهایی که احساس می‌کنند اتلاف وقت است یا اینکه آیا به وضوح درک نکرده‌اند که از آنها چه انتظاری می‌رود، سوال کنید. با این حال، مراقب باشید که این سوالات به‌گونه‌ای مطرح نشوند که شما در حال نظارت شدید بر کار آنها باشید؛ در غیر این صورت، خطر آسیب به رابطه‌تان و کاهش بهره‌وری آنها وجود دارد. «شما نمی‌خواهید آنها از این گفت‌وگو بیرون بیایند و احساس کنند که شما می‌خواهید جزئیات هر بخش از کارشان را دیکته کنید.»
- اهداف و آرزوهای شغلی شما چیست؟
چه کاری می‌توانم برای کمک به شما در رسیدن به آنها انجام دهم؟ بسیاری از مدیران هرگز از کارکنان خود در مورد آرزوهای حرفهای بلندمدتشان نمی‌پرسند و این یک فرصت از دست رفته است. هرچه بیشتر اعضای تیم خود را به‌عنوان افرادی با آرزوها و اهداف شغلی بشناسید و نه فقط چرخ‌دنده‌های یک ماشین، بهتر خواهید فهمید که آنها چگونه به شغل و آینده خود نگاه می‌کنند.
برای فراتر رفتن از چک لیست‌های روتین، سپلا پیشنهاد می‌دهد با سوال زیر شروع کنید: «می‌دانم که معمولاً فقط در مورد کار صحبت می‌کنیم، اما امروز می‌خواهم درباره اهداف شغلی شما سوال کنم. هدف من این است که مطمئن شوم دارم به شما کمک می‌کنم که به آنها برسید و ببینم آیا راهی وجود دارد که من بتوانم کمک کنم.»
یادآوری کنید که هدف فقط جمع‌آوری اطلاعات نیست؛ بلکه استفاده از آنچه که می‌آموزید برای حمایت از توسعه آنهاست. چه پیشنهاد آموزش هدفمند، چه پروژه‌های چالش‌برانگیز یا فرصت‌های نمایش مهارت‌های آنها، هدف شما این است که نشان دهید شما در رشد آنها سرمایه‌گذاری کرده‌اید.
متخصصان می‌گویند که هیچ رویکردی برای این نوع گفت‌وگوها وجود ندارد. مهم است که سوالاتی را انتخاب کنید که با شما و همکارانتان هماهنگ باشد، با توجه به دینامیک روابط شما. با سوالات مختلف آزمایش کنید تا ریتم و آنچه که مناسب است پیدا کنید.
در نهایت، این فقط در مورد سوالاتی که می‌پرسید نیست؛ بلکه در مورد «صداقت و علاقه واقعی شما به پاسخ‌های آنهاست»، به گفته روگلبرگ. «این یعنی با دقت گوش دادن، وارد شدن به آنچه که آنها می‌گویند و ارائه حمایت هر زمان که ممکن است.»